Pääkäyttäjäpäivän työpajan yhteydessä käsiteltiin opinnäytetöiden hallintaa Workseedin avulla. Pajassa keskusteltiin opinnäytetyön eri vaiheiden hallinnasta Workseedin avulla ennen kaikkea OAMK:in kokemusten perusteella.
Kokonaisuudessa keskusteltiin esimerkiksi opinnäytetyöhön liittyvien dokumenttien ja liitteiden lataamisesta ja arkistoinnista, ohjeiden jakamisesta alustan kautta, ohjauskeskustelujen käymisestä ja dokumentoinnista, työn laatimisprosessin ohjaamisesta, sekä palauttamisesta ja arvioinnista.
Keskustelussa painottui sote-alan kokemus, mutta työpajassa sivuttiin myös vaihtelevia käytänteitä eri aloilla.
Asiakirjojen ja tietojen hallinta
Harjoittelun aikana voi olla tarvetta tuoda alustalle ulkoisia dokumentteja. Näitä voivat olla harjoittelusopimus ja tutkimuslupa, mikäli opinnäytetyö toteutetaan toimeksiantoja. Dokumentteja on lähtökohtaisesti helppo ladata alustalle sellaisenaan.
Alustalle on helppo kerätä suoraan esimerkiksi ohjaajan tai toimeksiantajan tietoja ja yhteystietoja. Näitä voidaan syöttää alustalle useammalla tavalla. Opiskelija tai tarvittaessa opettaja voi syöttää tietoja manuaalisesti, mutta esimerkiksi OAMK suunnitteli käyttävänsä tähän CRM-integraatiota, kun se on saatu käyttöön.
Opiskelijoille voidaan toimittaa erilaisia resursseja, ohjeita ja materiaaleja. Näitä on tallennettu suoraan alustalle ladattaviksi tiedostoiksi, tai linkitetty ulkoisiin lähteisiin. Samoin opiskelijoille voidaan toimittaa esimerkiksi sopimuspohjia, dokumenttien pohjia tai muita materiaaleja.
Opinnäytetyön suunnittelu
Opinnäytetyötä suunnitellessa voi olla tarpeen valita työn tyyppi, suunnitella aihe ja määrittää työn tekijät. Käytänteet vaihtelevat aloittain – joillain aloilla työ on aina samantyylinen, mutta joillakin aloilla voidaan toteuttaa erilaisia töitä. Opinnäytteet voidaan myös toteuttaa ryhmätöinä. Nämä on usein helppo toteuttaa suoraan alustalle monivalintoina tai avoimina kysymyksinä.
Opinnäytetyön aihe on myös hyväksyttävä ennen työn aloittamista. Tähän kuuluu ainakin kuvaavan otsikon suunnittelu ja lyhyen abstraktin tai suunnitelman laatiminen. OAMK:in tapauksessa opiskelija laatii suunnitelman ja merkitsee sen valmiiksi, jolloin opettaja saa kehotuksen tarkastaa ja joko kuitata tavoitteet tai pyytää korjauksia. Alustalla tämä usein vähentää koordinoinnin tarvetta ja prosessi on nopea.
Suunnitelmaan voi myös kuulua alustavan aikataulun tai valmistumisajan ennakointia.
Toteutus ja työn ohjaaminen
Itse työn toteutusvaiheessa käytännöt vaihtelevat erityisen paljon. Työn voi olla hyvinkin itseohjautuvaa tai edellyttää säännöllistä viestintää osapuolten välillä. Workseedin ohjaamisen työkaluista voi kuitenkin olla hyötyä itse työn ohjaamisessa kuin ohjaamisen todentamisessa jälkikäteen.
Esimerkiksi opettajalle voi tarjoutua mahdollisuus tarkastella alustalle ladattuja tiedostoja tai ulkoisille palveluille tallennettuja tiedostoja, jotka linkitetään Workseedin ympäristöön. Näitä kommentoimalla voidaan toteuttaa ohjausta myös työn aikana joustavasti.
Tässä yhteydessä koettiin tärkeäksi kiinnittää huomiota selkeään dokumentaatioon ja versionhallintaan. Mikäli alustan kautta lähetetyillä kommenteilla halutaan osoittaa, millaista ohjausta opiskelija on saanut, olisi keskeistä, että viestejä ei voi muuttaa jälkikäteen.
Myös itse työtiedoston versionhallinta on keskeistä huomioida osana itse työn toteuttamisen läpinäkyvää ohjausta. Miten työtä toteutetaan vaikuttaa siihen, miten sen vaiheita voidaan tarvittaessa todentaa jälkikäteen. Jos esimerkiksi tiedosto on tallennettu ulkoiseen pilvipalveluun ja sitä muokataan reaaliajassa, sen muokkausloki voi olla keskeinen dokumentti.
Keskusteltiin myös vaihtoehdosta, että alustalle ladataan ajoittain versiomerkitty tiedosto kommentoitavaksi, ja vanhoja tiedostoja ei poisteta kun alustalle ladataan uusi. Tällä tavalla tiedostojen avulla voidaan seurata jokaisen ohjauskeskustelun välisiä muutoksia.
Seurannan käytännöt vaihtelevat merkittävästi aloittain. Seurannan tarpeesta keskusteltiin ja esimerkiksi mietittiin työnkulkua, jossa ohjaaminen ja seuranta jaetaan selkeisiin kronologisiin vaiheisiin. Näihin voisi kuulua vähintään tehdyksi merkitseminen, tehtävän suorittaminen alustalla, tai tiedoston palauttaminen.
Vaiheiden seuranta voi myös tukea opintopisteiden antamista. Vaiheita voisivat olla esimerkiksi esitiedot, suunnitelma, versio 1, versio 2, versio n, lopullinen versio, opponentin kommentit, palautteet.
Palauttaminen, arviointi ja palaute
Opinnäytetyö todennäköisimmin palautetaan tiedostona ja sille tehdään plagiaatintarkastus. Workseed -alustalla tämä onnistuu suoraan Turnitin -integraation avulla ilman erillisiä askelmia. OAMK:in tapauksessa opiskelijoita on myös edellytetty kuittaamaan, että tarkastus on tehty. Näin opettaja saa järjestelmäviestin, mikä säästää aikaa.
Valmista työtä saatetaan myös käsitellä seminaarissa ja sille voidaan tarvita myös opponentin sekä toimeksiantajan kommentit tai arviot. Alustan kautta voidaan hallinnoida myös näiden palautus, oli sitten kyseessä erillinen palautettava tiedosto tai suoraan alustalla toteutettu lomake.
Palautuksen yhteydessä voidaan hyödyntää check list -tyyppisiä toimintoja, joilla vahvistetaan, että seminaari ja kypsyysnäyte on suoritettu, jolloin opettaja voi seurata helpommin mitä on tehty.
Joillain aloilla keskeistä voi myös olla mahdollisuus antaa kokonaisarvosana vaiheittaisen seurannan mukaan. Tällöin opintojaksossa tulisi olla vain yksi arviointikohde, joka määrittää selkeästi koko jakson arvosanan.
Voit ladata koosteen pääkäyttäjäpäivän sisällöistä täällä.
Voit myös katsoa esitysten tallenteet täällä.
