Satu Pinola
Tiimipäällikkö ja lehtori, hyvinvointi ja kulttuuri
Elisa Laukkanen
Lehtori, hyvinvointi ja kulttuuri
Puhujat ovat olleet alusta alkaen mukana koordinoimassa ja vetämässä Workseedin käyttöönottoa Oulun Ammattikorkeakoulussa.
OAMK on tuore Workseed -käyttäjä ja käyttöönotto on tapahtunut hyvin tiukalla aikataululla. Alustavia keskusteluja Workseedin käytöstä käytiin vuonna 2023, ja käyttöönotto lähti käyntiin sosiaali- ja terveysalalla jo keväällä 2024. Nyt käyttö on myös nopeasti laajenemassa koko oppilaitoksen tasolle.
Sote-ala ajoi käyttöönottoa
Käyttöönoton keskeinen ajuri oli harjoittelukorvausten siirtyminen Aluehallintovirastolle (AVI). Vanhassa järjestelmässä harjoittelujen hallintaan ei ollut selkeitä työkaluja kerätä tietoa ja käsitellä korvaushakemuksia. Jonkin aikaa selvittiin Excelin avulla, mutta uudistuksen tarve oli ilmeinen. Workseed mahdollista korvausten ketterän haun, ja sIksi käyttöönotto sote-alalle olikin nopea kaikissa OAMK:in 11 tutkinnossa.
Uusi ratkaisu herätti mielenkiintoa muillakin aloilla, joilla oli sekalaisia itse rakennettuja ratkaisuja harjoittelujen hallintaa, sopimusten käsittelyyn ja muihin käyttökohteisiin. Näidenkin rajat olivat jo tiedossa. Workseed nähtiinkin mahdollisuutena kehittää koko oppilaitoksen toimintaa, ja hankintapäätös syntyi nopeasti.
Workseed tukee nyt harjoittelun ohjaamista usealla alalla.
Käyttöönotto tapahtuu porrastetusti ja on meneillään jo nyt. Ennemmin tai myöhemmin Workseed on käytössä kaikilla aloilla ja kaikissa tutkinnoissa. Sote-ala on jo työn touhussa, ja sitä seuraavat tekniikan alan tutkinnot, tietojenkäsittely, opettajankoulutus ja YAMK-tutkinnot. Harjoittelujen lisäksi Workseediä tullaan käyttämään opinnäytetöiden hallintaan, projektitöihin sekä uraohjaukseen.
Laaja käyttöönottoprojekti
Käyttöönottoprojekti on siis laaja ja monipuolinen, ja ratkoo monia erilaisia ongelmia eri aloilla. Haasteita tuovatkin hyvin erilaiset käyttötarpeet ja sovellusalueet, sekä myös tiuhaan vaihtuneet HOPS:it. Erilaisia sisältöjä ja mallipohjia on luotu jo pitkään. Sote-alalla suuri osa työstä on kuitenkin jo tehty, ja voimme nyt alkaa tukea muita aloja käyttöönotossa ja jakaa hyviä kokemuksia.
Käyttäjien kanssa työ jatkuu edelleen. Kouluttajia on perehdytetty, heidän kanssaan on luotu uusia työkaluja ja rakennettu heille sopivia prosesseja. Käyttäjien kanssa puuhastellessa on havaittu, miten paljon eri alojen tarpeet vaihtelevat. Onneksemme alusta on ollut melko joustava ja se on taipunut erilaisiin käyttötarpeisiin hyvin. Monella tapaa sillä on helppo keskittää erilaisia prosesseja yhdelle alustalle
Workseedin käyttöönotto tapahtui kiivaalla aikataululla.
Alustan käytön helppoudesta kertoo käyttöönoton saumattomuus. Workseed on tullut käyttöön hyvin nopeasti suurelle käyttäjämäärälle, ja tukipyyntöjen määrä on ollut yllättävät pieni. Myös käyttökoulutuksista ja infotilaisuuksista on jäänyt vaikutelma, että käytön aloitus on ollut melko onnistunut ja opiskelijat on saatu ottamaan uusi työkalu omakseen.
Tärkeää on ollut myös hyvä yhteistyö toimittajan kanssa. Olemme voineet olla tiiviisti yhteydessä ja esittää toiveita ja terveisiä alustan toiminnasta, ja niihin on myös reagoitu. Kysymyksiin on vastattu ja ongelmiin on löytynyt sopivia käyttötapoja myös yhdessä meidän analytiikkatiimimme kanssa.
Voit katsoa Satu Pinolan ja Elisa Laukkasen esityksen tallenteen täällä. Voit myös ladata pääkäyttäjäpäivän koosteen täällä.
